ما يجب معرفته في المقابلة عن تنظيم وإدارة الملفات والأرشيف في المؤسسة



الخريجون الجامعيون والمؤهلون بالشهادات والخبرات يبحثون عن وظيفة تناسب مؤهلاتهم. وبما أنهم مستعدون لإجراء مقابلة من أجل وظيفة ما، فما هي الوثائق التي يجب أن تكون متوفرة وجاهزة وموجودة لديهم.
على الخريج أن يجهز ويحمل معه ملفا خاصا به يحوي جميع الشهادات الأصلية سواء العلمية أو الخبرات أو الدورات التي حصل عليها، ثم نسخا مصدقة عنها، وصورا شخصية وشهادة الميلاد والهوية الشخصية وجواز السفر وشهادات ومعلومات أخرى يرى انه يمكن الاستفادة منها في المقابلة.
هذا الملف يعرف "بأنه يضم الوثائق الرسمية والقانونية المعترف بها والتي تعرف عن صاحبها وتكون مرتبة حسب الأصول والتاريخ".
معنى ذلك، أن الخريج شخص منظم يحب التنظيم ويحفظ الوثائق الرسمية ويجمع المعلومات ويوفرها حين الطلب دون البحث عنها هنا وهناك. كما يعطي صورة على وعيه لأهمية الوثائق في حفظ الحقوق والواجبات لأداء مهامه ووظائفه. كما أن لديه الوعي في أن الجامعات والمؤسسات والشركات تنتج وثائق وتجمعها بملفات لأداء عملها ووظائفها اليومية.
إن تنظيم الوثائق والملفات سواء من قبل الخريج أو الشركة لوثائقهم وملفاتهم ومعلوماتهم المطلوبة لتحقيق أهدافهم يتطلب تنظيما خاصا، وهي دلالة ناجحة على أدائهم واستعدادهم لاتخاذ القرار المناسب في أسرع وقت. فهذه الوثائق خاصة بهم وفريدة ومتميزة حق لصاحبها، فلا يوجد نسخة أخرى مشابهه لها في مكان آخر إلا نتيجة نشاطهم وعملهم.
فالأرشيف: " سجلات انشات بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها بالقانون، ناتجة عن إدارة المؤسسة لإدارة أهدافها، تضم الأوراق الجارية داخل المكتب، أو المواد الأرشيفية المخزنة التي انشاتها، وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة، وتكون هذه السجلات نزيهة وأصيلة، تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية ". فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم:
- قيمة إدارية، قيمة قانونية، قيمة مالية
- قيمة معلوماتية (سيرة ذاتية واهتمام بالبحث العلمي والتاريخي)
فالسجلات والوثائق تمر بمراحل ثلاث:
المرحلة الأولى: نشيطة Active أو جاريةCurrent أو وثيقة Document
المرحلة الثانية: نصف أو شبه نشيطة: Semi-active أو سجلات Records
المرحلة الثالثة: غير نشيطة: Inactive أو أرشيف Archives
معنى ذلك انه ليس كل الوثائق والملفات يجب أن تحفظ الى الأبد. فلا بد من إتباع نظام خاص لتقييم هذه الملفات والوثائق كل مدة زمنية معينة حسب قانون خاص من قبل الشركة أو مركز الأرشيف الوطني للدولة.
ففي المرحلة الأولى يمكن تدمير الوثائق غير الهامة وقد تم إنجاز عملها ووظائفها. وفي المرحلة الثانية نحفظ الوثائق الهامة والتي يتطلب منا الرجوع إليها في أوقات متباينة، حيث نقوم أيضا بتدمير ما هو وأصبح غير هاما وتم إنجاز مهامه وتم توثيقها في بيانات ومحاضر اجتماعات أخرى. بينما في المرحلة الثالثة نبقي الوثائق والملفات ذات الأهمية الأبدية والدائمة الحفظ اعتمادا على قيمها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.

برنامج إدارة وتنظيم السجلات
إدارة منظمة في تحكم السجلات والوثائق والمعلومات لإدارة عمل المؤسسة، إنها طريقة منطقية وعملية لإدارة المؤسسة باستعمال السجلات أو إتلافها أو إبقائها للحفظ بناء على قيمتها الإدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية.
إذن يجب تطبيق نظام برنامج إدارة السجلات على كل فرد ومؤسسة، حيث أن هذا البرنامج يشمل عناصر فعالة للتحكم بالوثائق منها: نظام السجل، نظام الترتيب والتصنيف، نظام التقييم، نظام مسح السجلات، نظام جدول الحفظ والبقاء، نظام الوصف، والمكان الصحي المناسب.
فالشرط الأساسي المطلوب في إنشاء وتطبيق هذا البرنامج هو التعامل مع أعلى مستوى مع المديرين والمسئولين في المؤسسة بإقناعهم واقتناعهم بأهمية وحاجة المؤسسة لهذا البرنامج، لان المدراء هم الذي يدعمون ويسارعون ويساعدون في إنجاح البرنامج، كما يلزمون الموظفين في تطبيق هذا البرنامج. فإذا كان احد المدراء غير مقتنع فعليك أن تبين له نقاط الضعف والمساوئ في تنظيم السجلات لعدم وجود برنامج إدراة السجلات، لان المدراء وخاصة في قمة الهرم الإداري غير متأكدين من أهمية ما يلي:-
- يمنع من زيادة الملفات،
- يمنع من وجود نسخ إضافية من الوثائق ( تكرارها داخل الملفات)،
- تدمير أو إتلاف الملفات غير الضرورية في أسرع وقت ما دامت غير مستعملة ولم يكن لها فائدة في المعلومات،
- استرجاع المعلومات بسرعة واستخدامها بسرعة،
- سرية المعلومات وأمنها.
وأن عدم تطبيق هذا البرنامج سوف يؤدي الى مشاكل منها:
- سوء استخدام المكان والأجهزة والمعدات المخصصة في حفظ الوثائق والملفات،
- ضيق في المساحة لامتلاء المكان بالملفات،
- تكرار حفظ نسخ من السجلات في كل الأقسام المختلفة،
- تأخير دائم في إيجاد أو طلب السجلات أو المعلومات،
- زيادة غير ضرورية في حجم الملفات والسجلات بسبب حفظها تكرارا في مناطق مختلفة،
- ضعف في معنويات الموظفين لعدم كفاءتهم وفعاليتهم في العمل،
- ضياع كلي أو جزئي للمعلومات اللازمة في اتخاذ قرار المؤسسة،
- ضياع للوقت والمال والطاقة والاستمرار في شراء الأجهزة وحفظ الملفات،
- ضياع وتشتت الملفات والسجلات في جوارير ومكاتب الموظفين.

التقييم
" تطبيق سياسة المؤسسة اتجاه سجلاتها وملفاتها وفقا لأسس وجوهر محتوى هذه السجلات والملفات والتي بدورها تحدد طرق وإجراءات عملية التقييم واختيار بعضها للحفظ أو الدمار".
فنقيم هذه الوثائق والملفات كل فترة زمنية معينة سواء 5 سنوات أو 7 سنوات، فندمر ما ليس قيمة إدارية ومالية وقانونية أو معلوماتية. فما تبقى من الوثائق يقيم بعد 10 سنوات أو 15 سنة، فندمر ما لا يلزم ويبقى الأهم منها. وأخيرا يصبح لدينا أرشيف معلوماتي يهم المؤسسة لتحقيق أهدافها وأداء عملها ووظائفها.

الأرشفة الالكترونية
من فوائد هذه التقنية ما يلي:
1. إنجاز العمل ومساعدة العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة بالحفاظ على سجلاتها.
2. يكشف عن وجود الملفات بدقة حيث يعرف موقع كل حركة ملف.
3. مرونة بالعمل وسهل التعلم.
4. سرعة الوصول إلى السجلات والمعلومات.
5. سرعة التخزين، ويقلل من تكاليف إعداد الملفات ومن استخدام نظام التسجيل اليدوي.
6. سهل التحديث والإضافة والحذف، كما يصحح الأخطاء.

المعلومات التي يجب أن تخزن في الكمبيوتر
1- عنوان الملف.
2- رقم ورمز الملف.
3- تاريخ فتح وإغلاق الملف.
4. موقع الملف.
5- موجز بسيط أو وصف عن الملف.

الأنظمة العالمية للتصنيف:
1- طريقة هجائية: ترتب الوثائق حسب الموضوع التي تبدأ بالحرف أ، ب، ت، ث وهكذا،
2- طريقة رقمية: ترتيب الوثائق حسب الأعداد الرقمية 1، 2، 3، وهكذا،
3- طريقة مزدوجة: ترتب الوثائق حسب طريقة هجائية رقمية أ 1، أ 2 ، أ 3 ، وهكذا،
4- طريقة زمنية: ترتب الوثائق حسب تاريخ تكوين الملفات الزمني أو التاريخي،
5- طريقة جغرافية: ترتب الوثائق حسب البلدان وموقعها الجغرافي قاريا، ويكون ذلك الترتيب إما هجائيا، أو رقميا، أو رقمي هجائي،
6- طريقة الموضوع: ترتب الوثائق حسب موضوعات معينة، ويكون الترتيب إما هجائيا، أو رقميا، أو رقمي هجائي.

العوامل التي تفسد وتتلف وتدمر الوثائق
- الموقع: الأمان،
- عوامل البيئة الخارجية الصحية،
- العوامل البيولوجية،
- الحرائق والفيضانات والهزات الأرضية، والغبار،
- العوامل البشرية: الباحثين، الموظفين، والجرائم السياسية.
وهنا أركز على فعل الإنسان وفهمه ووعيه بالنسبة للوثائق. فهو الذي ينتهك حرمة المعلومات وسريتها ويفشيها عن عمل المؤسسة ويلحق الضرر والأذى بها اقتصاديا وماليا وسياسيا ومعلوماتيا وأشكال أخرى مما يسبب في أزمات سياسية بين الدول أو المؤسسات التجارية فتفقد مناقصات وعقود ينتج عنها خسائر مالية وانهيارها، أو المؤسسات العلمية التي تفقد ملايين الدولارات من مشروع معين، أو تسريب معلومات عن أشخاص سياسيين يؤثر عليهم في مجال أعمالهم وحياتهم. أي أن الإنسان يحدث جرائم سياسية واقتصادية ومعلوماتية.